Планирование, организация и анализ тура: от логистики до бюджета
Когда артист говорит: «Мы едем в тур», это звучит легко. Но на деле — это таблицы, переписки, десятки звонков и три несостыковки по времени уже на этапе обсуждения. И всё это ложится на плечи тур-менеджера. Именно он делает так, чтобы тур случился — и случился без катастроф.
Как всё начинается
Точка отсчёта — договорённости с букинг-агентом или площадками. После этого начинается «большой Excel»:
• логистика (где концерт, как туда добраться, сколько времени на дорогу),
• проживание (нужна ли гостиница или артисты едут ночным поездом),
• расписание (саундчек, обед, встреча с прессой, концерт, выезд дальше),
• райдеры (технический и бытовой) и оповещение команды.
Каждая мелочь важна. Ошибся в городе — вся команда проснулась в 6 утра зря. Не уточнил, сколько в фургоне мест — гитарист поедет с драм-машиной на коленях. Поэтому хороший тур-менеджер держит в голове (или в Notion) вообще всё.
Финансовая часть
Идеально — когда артист не лезет в финансы, потому что знает: всё под контролем. Чаще всего именно тур-менеджер собирает и ведёт все расчёты, но в некоторых командах эта задача может быть передана отдельному бухгалтеру.
1. Предварительная смета (на что уйдут деньги),
2. Финальная смета (что в итоге потратили),
3. Учёт прибыли (билеты, мерч, гонорары).
Каждая из этих таблиц — не для галочки. Это инструмент, который позволяет принимать решения в моменте: ехать ли на такси или дождаться автобуса, ставить ли прессу до концерта или после (чтобы не платить за лишний час площадки), менять ли отель в следующем городе и т.д.
Опытные тур-менеджеры знают: в цифрах скрыты не только расходы. В них — устойчивость команды, энергия артиста и ваши нервы.
Промо и продажи
Продвижение концертов — это не всегда зона пиарщика. Тур-менеджеру важно с самого начала понимать, кто отвечает за анонсы: он сам, букинг-агент или менеджер артиста. От этого зависит, кто будет согласовывать афиши, запускать таргет и отслеживать, как вообще идут продажи.
Также заранее нужно уточнить, какие каналы планируются: будет ли реклама в соцсетях, подключат ли посевы у блогеров, а может — всё сведётся к таргету и минимальному оффлайн-промо (например, черновой расклейке афиш по городу). Формально это нарушение, но такой формат всё ещё встречается в индустрии. Ну и главное — какой бюджет на это заложен.
Иногда это 20 тысяч и работа «на коленке», а иногда — полноценная медиакомпания. Чтобы рассчитать бюджет с умом, важно понимать, откуда вообще берутся цифры — и здесь на помощь приходят практические инструменты вроде таблиц для планирования расходов, расчёта медиабюджета и выбора каналов — от таргета до наружки. Всё это помогает не ошибиться в приоритетах и не потратить деньги впустую.